Администрация
Грязинского района
официальный сайт

Рады приветствовать Вас на официальном
сайте администрации Грязинского района!

Информация архивного отдела


Адрес: 399050, Липецкая обл., г. Грязи, ул. Воровского, д. 12

Должность Фамилия, имя, отчество Телефон
(код 8 474 61),
e-mail
Начальник отдела Болдырева Зоя Константиновна 2-05-46
20546@griazy.lipetsk.ru
Главный специалист-эксперт Бевз Валентина Николаевна 2-05-46
20546@griazy.lipetsk.ru



    Основными задачами и функциями Отдела являются:
  • Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
    • хранение и учет документов, принятых в отдел;
    • представление в установленном порядке учетных данных в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
    • проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
    • представление Администрации предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, и их реализация.
  • Отдел обеспечивает хранение:
    • архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Администрации района и области;
    • архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
    • архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
    • документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действующих на территории района;
    • печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
    • учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
  • Документы Архивного фонда Липецкой области, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел на основании договоров (соглашений) между собственниками документов и отделом.
  • Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для района, в том числе:
    • составление списков организаций-источников комплектования отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
    • отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;
    • проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.
  • Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органа местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
    • проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
    • ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
    • рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования отдела и инструкций но делопроизводству;
    • рассмотрение и представление в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;
    • изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
    • оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
    • разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организация документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
  • Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную документацию, в том числе:
    • информирование органов местного производства, иных организаций района и граждан о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию;
    • организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационная деятельность;
    • исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
    • создание и совершенствование научно- справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
  • Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела, в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Липецкой области.

За 9 месяцев 2017 года архивным отделом исполнено:

• социально-правовых запросов - 1113
• с положительным ответом - 1073 или 96,4%

Все запросы были исполнены в срок от 1 до 30 дней, в зависимости от их содержания, в том числе:

• в день обращения - 98 или 10,1 %
• в срок до 10 дней - 320 или 32,8%
• в срок до 20 дней - 335 или 34,5%
• в срок до 30 дней - 360 или 36,9%

Отправлено по почте - 124 ответа.

От граждан в электронном виде поступило 61 запрос.

Исполнено запросов через программу VipNet – Клиент -753



Список фондов

Административный регламент предоставления государственной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации»

Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации»

Регистрация на сайте Государственных услуг (руководство)

О внесении изменений в административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации», утвержденного Постановлением Главы администрации Грязинского муниципального района от 19.03.2013 № 613