На вебинаре напомнили о преимуществах электронного документооборота

УФНС России по Липецкой области провело вебинар, на котором были рассмотрены преимущества перехода на электронный документооборот (далее — ЭДО) и электронные сервисы ФНС, посредством которых возможен обмен электронными документами. Спикером на мероприятии выступил заместитель начальника отдела камерального контроля налога на добавленную стоимость № 2 Николай Пашенцев.

Современные тенденции цифровизации связаны с переходом от бумажного документооборота к электронному, который призван упростить обмен документами и ускорить взаимодействие с контрагентами. Участниками ЭДО являются хозяйствующие субъекты и операторы ЭДО. К основным преимуществам перехода на ЭДО можно отнести:

· сокращение расходов — можно полностью исключить или значительно сократить административные расходы на бумагу, картриджи, сканеры и сопутствующие товары для печати;

· сокращение времени — все операции выполняются в единой информационной среде, что существенно упрощает процесс работы и экономит время. Передача документов между контрагентами осуществляется по цифровым каналам связи в считанные секунды;

· доступность — предоставляет возможность формировать, согласовывать и передавать документы из любой точки, где есть доступ к интернету;

· контроль — возможность прослеживать документ на всех стадиях: видно, отправлен ли документ, получен, подписан или отклонен контрагентом. Статусы обновляются в реальном времени, что ускоряет согласование документов, обеспечивает четкое выполнение обязательств и исключает простои в бизнес-процессах;

· безопасность — обеспечивает безопасное хранение документов за счет шифрования данных и использования средств криптографии, применяемых операторами ЭДО.

Далее специалист отметил, что в случае принятия решения о переходе на ЭДО налогоплательщику необходимо произвести следующие действия:

· выбрать корпоративную систему для работы с электронными документами;

· обучить персонал работе в системе ЭДО;

· уведомить контрагентов о решении вести работу с документами в электронном виде;

· выпустить электронную подпись для каждого сотрудника компании, который будет работать с документами. Сделать это можно только в аккредитованном удостоверяющем центре;

· выбрать оператора ЭДО и заключить с ним соглашение на совместную работу;

· интегрировать систему ЭДО в бизнес-среду;

· подключить к ЭДО контрагентов.

Николай Пашенцев подробно рассказал о том, в каких случаях применение ЭДО обязательно. Например, в 2025 году ЭДО стал обязателен при реализации прослеживаемых и маркированных товаров.

Сделки с прослеживаемыми товарами оформляются электронными счетами-фактурами, в которых указывают информацию о таких товарах. Исключения, когда можно оформлять отгрузку прослеживаемых товаров на бумаге:

· продажа самозанятым и физическим лицам для целей, не связанных с ведением бизнеса;

· экспорт или реэкспорт;

· продажа с территории РФ на территорию другого государства ЕАЭС: Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия.

Список товаров, которые необходимо маркировать, приведен в распоряжении Правительства от 28.04.2018 № 792-р.

С 1 сентября 2026 года применение ЭДО станет обязательным для налогоплательщиков, осуществляющих грузоперевозки. Все документы, связанные с грузоперевозками, нужно будет оформлять в электронном виде. Таким образом, ЭДО станет обязательным практически для всех, кто отправляет или перевозит грузы.

В завершение вебинара Николай Пашенцев рассказал о сервисах ФНС и промостраницах, которые помогут налогоплательщикам максимально комфортно перейти на ЭДО:

· «Выбор оператора электронного документооборота» (https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/) — содержит информацию об особенностях ЭДО, поможет найти оператора ЭДО по разным фильтрам и получить подробную информацию о предоставляемых им услугах;

· «Калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в компании» (https://www.nalog.gov.ru/rn77/service/edo/) — позволяет получить предварительную оценку стоимости перехода компании на электронный документооборот, а также примерный срок окупаемости понесенных затрат;

· «Сценарии внедрения ЭДО» (https://www.nalog.gov.ru/rn77/edo_scenario/) — содержит информацию о типовых пошаговых сценариях проектов по внедрению ЭДО в компании;

· «Прозрачный бизнес» (https://pb.nalog.ru/index.html) — содержит комплексную информацию о налогоплательщиках, включая сведения о применении ими электронного документооборота со своими контрагентами.

Более подробную информацию по вопросам, рассмотренным на мероприятии, можно узнать из записи вебинара по ссылке (https://www.nalog.gov.ru/html/sites/www.rn48.nalog.ru/VKC/video/VKC_280526.mp4)